หน้าที่ของเลขานุการ

              หน้าที่ของเลขานุการ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเลขานุการ
งานเลขานุการเป็นงานที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในทุก ๆ หน่วยงาน เพราะจะทำให้งานในสำนักงานสามารถดำเนินการไปด้วย เรียบร้อย รวดเร็ว เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟืองแห่งเครื่องจักรที่จะทำให้งานขององค์กรนั้น ๆ สามารถดำเนินไปได้ด้วยดี ในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคลากรย่างน้อยหนึ่งคนทำหน้าที่เลขานุการ เพื่อแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหารหรือเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา เป็นศูนย์รวมงานขององค์กรเป็นผู้เชื่อมโยงให้กับผู้บริหาร กับผู้ใต้บังคับบัญชาและบุคคลภายนอกองค์กร

ความหมายและบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ
คำว่า “เลขานุการ” เป็นคำสนธิ มาจากคำว่า เลขา สนธิกับ อนุการ ดังนั้น “เลขา + อนุการ
รวมเป็นเลขานุการ”
ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 “เลขา” แปลว่า ลายรอยเขียน ตัวอักษรการเขียนการเขียนส่วนคำว่า “อนุการ” แปลว่าการทำตาม การเอาอย่าง รวมกันแล้วคำว่า “เลขานุการ” มีความหมายว่า ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง
จากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า “ เลขานุการ ”ได้ดังนี้ “เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน มีความรับผิดชอบในงานที่ทำอยู่ โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที”
คำว่า เลขานุการ ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ “SECRETARY” ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM”แปลว่า “ลับ” หรือ SECRET ดังนั้น “SECRETARY” จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ ดังนั้น ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ คือ ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย

คำว่า SECRETARY เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัว มีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้1. S = SENSE คือ ความมีสามัญสำนึก รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด
2. E = EFFICIENCY คือ ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและจะแสดงให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย
3. C = COURAGE คือ ความมุมานะ ความกล้า และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิดซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย
4. R = RESPONSIBILITY คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน กล่าวคือ ต้องเป็นผู้ที่ทำงานนั้น ๆเอง และต้องรับผิดชอบด้วย
5. E = ENERGY คือ การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน โดยธรรมดาของการทำงานแล้วอาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น ผ่อนยาวในการทำงาน รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม
6. T = TECHNIQUE คือ การมีเทคนิคในการทำงาน รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น ดังนั้น เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้
7. A = ACTIVE คือ ความว่องไว ไม่เฉื่อยชา การตื่นตัว เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม
8. R = RICH คือ ความเป็นผู้มีศีลธรรม มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่
9. Y = YOUTH คือ อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไป

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป สรุปได้ดังนี้
1. ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก
2. จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง
3. เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ ตลอดจนรู้และสามารถ
อัดสำเนาเอกสารได้
4. รวบรวมเอกสารข้อมูล เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์ พิมพ์ร่าง
เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา
5. โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
6. ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง
7. ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม
8. จัดทำบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ทำสถิติ แผนงาน แผนภาพ ตลอดจน
สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
9. เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส
10. เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง
12. จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ ที่จำเป็น
13. จัดการชำระค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่าภาษีต่าง ๆ
14. จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน ติดต่อธนาคาร บริษัทประกันภัย จ่ายเงินเดือนพนักงาน
15. ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน
และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง
16. เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ
17. ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน
18. จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง อุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น
19. งานด้านคอมพิวเตอร์ ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร
สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย


องค์ความรู้ในเรื่องบุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร
1. การแต่งกาย
เลขานุการผู้บริหารจะต้องแต่งกายให้มีความเหมาะสม สะอาด สุภาพ เรียบร้อย และถูกกาลเทศะโดยคำนึงว่าเลขานุการผู้บริหารจะต้องพบปะบุคคลทั้งภายในและภายนอกกรมส่งเสริมการเกษตรไม่ควรสวมกางเกง รองเท้าแตะ ไม่ควรนุ่งสั้น ควรแต่งกายรัดกุม คล่องตัว ทะมัดทะแมง แต่งกายให้พร้อมตั้งแต่ออกจากบ้าน
การแต่งกายของเลขานุการควรตระหนักว่าเลขานุการเป็นเสมือนหน้าตาของผู้บริหาร เป็นภาพรวมของกรมซึ่งจะต้องสร้างความประทับใจ การแต่งกายที่ดีต้องอาศัยเป็นคนช่างสังเกตมีความสนใจและเอาใจใส่ศึกษาเกี่ยวกับหลักการแต่งกายที่ดีโดยเฉพาะซึ่งขึ้นอยู่กับรูปร่างหน้าตา ท่าทาง อิริยาบถเป็นสำคัญ ตลอดจนเรื่องสีของผิว

มีหลักเกณฑ์โดยทั่ว ๆ ไป ดังนี้
1) เสื้อผ้า ควรอยู่ในสมัยนิยม คำนึงถึงประเพณีนิยมและมีความพอดี รู้จักเลือกสีให้เหมาะกับผิวและรูปร่าง เช่น ถ้าร่างใหญ่ ควรสวมเสื้อสีเข้ม และใช้เส้นตรงตามยาว ถ้ามีลำคอยาว ควรใส่เสื้อมีปกหุ้มคอหรือใช้เครื่องประดับชิดรอบคอ เพราะจะทำให้ดูคอสั้นเข้า ถ้ามีลำคอสั้น ควรใส่เสื้อหรือใช้เครื่องประดับที่มีลักษณะเป็นรูปตัว V
ส่วนการเลือกสี ควรให้เหมาะสมกับลักษณะของตน คำนึงถึงสีผิว เช่น คนขาวควรใช้สีอ่อน ๆ คนผิวคล้ำหรือดำควรใช้สีเข้ม จะทำให้ดูตัวเล็กลง เส้นขวางจะทำให้แลดูเตี้ย เส้นเฉียงหรือเส้นโค้งทำให้แลดูมีชีวิตชีวา2) การเลือกกระเป๋าถือและรองเท้า ควรเลือกให้เหมาะกับตนเอง และเลือกใช้หนังสือที่มีคุณภาพดี เพราะการเลือกใช้ของดีเป็นการเสริมสร้างบุคลิกลักษณะที่ดีและควรให้กระเป๋าถือกับรองเท้าเข้าชุดกันด้วย ต้องหมั่นดูแลให้สะอาดและเรียบร้อย
3) หลักการแต่งหน้าที่ดี แต่งแต่พองามไม่ฉูดฉาด บาดตามากเกินไปหรือตามแฟชั่นมากเกินไปอย่าลืมว่า “ผู้ที่แต่งหน้ามากเกินไป นั้นแสดงว่าเป็นผู้ที่มีข้อบกพร่องมาก และมีส่วนที่จะต้องปิดบังมาก” ดังนั้น ท่านควรแต่งตามธรรมชาติให้แลดูสวยงามยิ่งขึ้นเท่านั้น
4) เล็บและการทาเล็บ เล็บไม่ควรสั้นหรือยาวจนเกินไปแต่งปลายให้มน ๆ พองาม หากทาเล็บควรเลือกสีกลาง ๆ อย่าใช้สีฉูดฉาด บาดตาเกินไป ควรดูแลและเอาใจใส่มือและเล็บให้สะอาดอยู่เสมอ
5) ผม หมั่นสระผมให้สะอาดอยู่เสมอ แปรงหรือหวีให้เรียบร้อย ควรแต่งผมบ่อย ๆ เลือกแบบผมที่รับกับใบหน้า ส่วนสูง และน้ำหนัก ขนาด และรูปร่างช่วงยาว ของลำคอด้วย
6) เครื่องประดับ การแต่งกายที่ดีควรใช้เครื่องประดับเพียงน้อยชิ้น แต่เป็นของดีมีราคาดีกว่าใช้เครื่องประดับมากเกินไป ไม่ควรใช้เครื่องประดับที่แวววาวเกินไป และการใส่ต่างหูไม่เหมาะกับเลขานุการเพราะเป็นอุปสรรคในการรับโทรศัพท์
อนึ่ง เมื่อมีการดูแลในเรื่องของการแต่งกายให้ดีแล้ว สิ่งที่เลขานุการผู้บริหารควรปรับปรุง ฝึกหัดให้ต้องเป็นนิสัยที่ดี คือ การนั่ง การยืน และการเดินที่ดี เพื่อเสริมสร้างบุคลิกภาพที่ดีด้วย

   ประเภทของเลขานุการ
เลขานุการสามารถแบ่งตามหลักวิชาการและตามคุณสมบัติได้ดังนี้
1. ตามหลักวิชาการ แบ่งประเภทเลขานุการออกเป็น 4 ประเภท คือ
1.1 เลขานุการประจำตำแหน่ง (Position Secretary) คือ ตำแหน่งประจำที่ได้กำหนดไว้อย่างแน่นอนในหน่วยงานหรือองค์การ โดยกำหนดอัตราเงินเดือนและหน้าที่ไว้แน่นอน ได้แก่ เลขานุการกรม เลขานุการองค์การ และเลขานุการบริษัท
1.2 เลขานุการประจำตัวบุคคล หรือเลขานุการส่วนตัว (Private or Personal Secretary) หมายถึง เลขานุการส่วนตัวที่ปฏิบัติหน้าที่ตามคำสั่งโดยตรงของผู้บังคับบัญชา เลขานุการจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยทั้งในงานและกิจการส่วนตัว ได้แก่เลขานุการนายกรัฐมนตรี เลขานุการนักธุรกิจ นักแสดง เป็นต้น
1.3 เลขานุการกิติมศักดิ์ (Honorable Secretary) คือ บุคคลที่ได้รับเชิญให้มาทำหน้าที่เลขานุการในกรณีพิเศษ เป็นตำแหน่งที่มีเกียรติ ส่วนมากจะเกี่ยวกับงานการกุศล สมาคม จะไม่มีเงินตอบแทนหรือเงินเดือนประจำ เช่น เลขานุการสภากาชาดไทย
1.4 เลขานุการพิเศษ (Special Secretary) คือ ผู้ที่มีตำแหน่งหน้าที่และได้รับเงินเดือนประจำอยู่แล้ว แต่ได้รับเชิญหรือแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เลขานุการเป็นการชั่วคราวหรือเป็นการเฉพาะในงานใดงานหนึ่ง เมื่อสิ้นสุดลงตำแหน่งเลขานุการก็จะพ้นหน้าที่ตามไปด้วย ได้แก่ เลขานุการในการประชุม การอบรม การสัมมนา
2. ตามคุณสมบัติ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ
2.1 เลขานุการบริหาร (Executive Secretary or Administrative Secretary) หรือเลขานุการองค์การ คือ เลขานุการที่ทำหน้าที่ช่วยงานในด้านการบริหารงานต่าง ๆ ของผู้บริการ เช่น ด้านนโยบาย งานวางแผน การประสานงาน เลขานุการประเภทนี้มักมีผู้ช่วยที่เรียกว่า Correspondence Secretary มาช่วยปฏิบัติงานด้านเอกสารให้
2.2 เลขานุการอาวุโส หรือเลขานุการชั้นสูง (Senior Secretary) หมายถึง เลขานุการที่มีประสบการณ์ในการทำงานมานาน เป็นที่ยอมรับนับถือและได้รับความไว้วางใจจากนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชามอบหมายอำนาจหน้าที่และตัดสินใจในการปฏิบัติงานมากกว่าเลขานุการระดับต้น
2.3 เลขานุการระดับต้น (Junior Secertary) หรือเลขานุการระดับสามัญ หมายถึง เลขานุการที่พึ่งสำเร็จการศึกษาใหม่และยังไม่มีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อน ลักษณะงานที่ปฏิบัติส่วนใหญ่เป็นงานประจำวัน (Routine) หรือการปฏิบัติงานทั่วไปในสำนัก

คุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการ
1. มีความจำดี
2. มีความซื่อสัตย์ต่อนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชา
3. มีความสามารถในการทำงานได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว
4. มีไหวพริบปฏิภาณและตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
5. เป็นผู้รักษาความลับได้ดี
6. เป็นผู้ตรงต่อเวลา รู้หน้าที่
7. เป็นผู้ที่มีอารมณ์ขัน
8. มีมานะอดทนและขยันทำงาน
9. มีมารยาทและความประพฤติดี
10. มีความรู้กว้างขวาง ทันเหตุการณ์
11. แต่งกายเรียบร้อย สุภาพ เหมาะสมกับกาลเทศะ
12. รู้จักลำดับความสำคัญก่อนหลังของงาน
13. มีมนุษยสัมพันธ์ดี

คุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการ
1. มีบุคลิกลักษณะและอุปนิสัยที่ดี (Good Character and Personality) หรือบุคลิกภาพและเจตคติที่ดี
2. มีความรู้เกี่ยวกับเทคนิคในงานอาชีพเลขานุการ (Secretarial Technique) 2.1 การจดชวเลขและถอดข้อความ
2.2 การร่างและโต้ตอบจดหมาย
2.3 การพิสูจน์อักษรและการจัดพิมพ์
2.4 งานพิมพ์ดีดและคอมพิวเตอร์
2.5 การใช้โทรศัพท์
2.6 การแยกประเภทจดหมายและเอกสาร
2.7 การเก็บและรักษาเอกสาร
2.8 การต้อนรับและการนัดหมาย
2.9 มารยาทในการติดต่อและเข้าสังคม
2.10 การเตรียม การจัด การบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม
2.11 การเตรียมการเดินทางและการปฏิบัติงานระหว่างผู้บริหารไม่อยู่
2.12 การประสานงานทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
2.13 การจัดซื้อและการเตรียมอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน
2.14 ความรู้ในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3. พื้นความรู้ทั่วไป (General Background) คือ ความรู้ทั่วไปในการปฏิบัติงาน เช่น ความรู้เกี่ยวกับภาษี กฎหมาย การธนาคาร เป็นต้น
4. การผ่านการฝึกงาน (Apprentivesship) เลขานุการควรผ่านการฝึกงานก่อนที่จะเข้าปฏิบัติงานหรือรับตำแหน่งเลขานุการเพราะความรู้ทางด้านทฤษฎีอย่างเดียวนั้นยังไม่เพียงพอต่อการทำงานในหน้าที่ นอกจากนี้การฝึกงานยังช่วยให้การปฏิบัติงานมีข้อบกพร่องน้อยลงและช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น

ความสำคัญของเลขานุารบริหาร
เลขานุการบริหาร ( Executive Secretary ) คือบุคคลสำคัญในการประสานงานระหว่างผู้บริหารและคนอื่น ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เป็นผู้ช่วยให้งานของผู้บริหารดำเนินไปโดยเร็วประสบผลสำเร็จตามที่มุ่งหวัง เป็นผู้สร้างสัมพันธ์ภาพอันดีในองค์กร เป็นสื่อกลางระหว่างผู้บริหารกับผู้มาติดต่อ เป็นภาพลักษณ์ขององค์การและผู้บริหารจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานด้านเลขานุการเป็นอย่างดี ทั้งงานในหน้าที่และงานที่ได้รับมอบหมาย และรู้จักใช้ดุลยพินิจพิจารณาว่างานใดควรทำงานใดไม่ควรทำ ลำดับคามสำคัญของงานภายในขอบข่ายอำนาจหน้าที่ของตน โดยไม่ไปก้าวก่ายงานในหน้าที่ของผู้อื่น
การดำเนินงานในปัจจุบันนี้ ไม่ว่าจะเป็นวงการธุรกิจ หรือหน่วยงานราชการ ซึ่งเราเรียกว่ายุคโลกาภิวัฒน์ หรือยุคไฮเทค หรือยุคข้อมูลข่าสาร หรือยุคไอที และเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และตลอดเวลา จึงทำให้ผู้บริหารต้องปรับเปลี่ยนกลยุทธ์รูปแบบใหม่ในการปฎิบัติงานเหนือคู่แข่งขัน ดังนั้น เลขานุการบริหาร หรือผู้ช่วยผู้บริหารจึงมีความสำคัญต่อผู้บริหารเป็นอย่างมาก และเป็นบุคคลที่ใกล้ชิดผู้บริหารและได้รับความไว้วางใจจากผู้บริหารเป็นอย่างมาก ฉะนั้น เลขานุการบริหาร จึงเป็นผู้พร้อมที่จะรับบทบาท ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นอย่างเต็มกำลัง ปฏิบัติงานไเต็มศักยภาพตามที่ผู้บริหารและองคืการคาดหวัง จึงมอบหมายให้ปฏิบัติงานในเรื่องสำคัญ ๆ เช่น วางแผนงานเละนโยบายเพื่อให้กิจการประสบความก้าวหน้าชนะคู่แข่งได้ กล่าวคือ ผู้บริหารทุกคนต้องการผู้ช่วยที่มีความสามารถช่วยแบ่งเบาภาระในการงาน ให้งานต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว ราบรื่น ประสบความสำเจ็จตามที่ผู้บริหารต้องการ และช่วยปฏิบัติงาน สำคัญ ๆ แทนผู้บริหารได้ตามความเหมาะสมและถูกต้องโดยไม่ต้องให้ผู้บริหารคอบสั่งการอยู่ตลอด
ในปัจจุบัน ผู้บริหารทุกคนเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องมีเลขานุการที่มีความสามารถเพื่อช่วยงาน แต่ผู้ที่จะทำหน้าที่นี้จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิ่บัติงานเป็นอย่างดี และต้องประกอบด้วยคุณสมบัติอื่น ๆ อีกหลายประการ เช่น เป็นผู้ที่เก็บรักษาความลับมีความรู้ ความสามารถ มีปฏิภาณ ไหวพริบ เฉลียวฉลาด มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ มีมนุษยสัมพันธ์ดี สามารถปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อมและสถานการณ์ต่าง ๆ ได้ดี มีบุคลิกลักษณะดี เลขานุการจึงเป็นเสมือนคู่คิดและร่วมทำงานร่วมรับผิดชอบในงานที่สำคัญ ๆ จนผู้บริหารบางคนกล่าวว่า “ การเสียเลขานุการไปเท่ากับการเสียแขนขวาไปทีเดียว ”
เลขานุการบริหาร เป็นบุคคลสำคัญในการประสานงานระหว่างผู้ปริหารและบุคคลอื่นทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นผู้ช่วยให้งานของผู้บริหารดำเนินไปโดยเร็ว ประสบผลสำเร็จตามที่มุ่งหวัง เป็นผู้สร้างสัมพันธภาพอันดีในองค์การเป็นสื่อกลางระหว่างผู้บริหารกับผู้มาติดต่อ เป็นภาพลักษณ์ขององค์การและผู้บริหารจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานด้านเลขานุการเป็นอย่างดี ทั้งงานในหน้าที่และงานที่ได้รับมอบหมาย และรู้จักใช้ดุลยพินิจพิจารณาว่างานใดควรทำงานใดไม่ควรทำ ลำดับความสำคัญของงานภายในขอบข่ายทำนาจหน้าที่ของตน โดยไม่ไปก้าวก่ายงานในหน้าที่ของผู้อื่น
ในวงการอาชีพทุกวงการ เช่น นักธุรกิจ นักการเมือง แพทย์ ศิลปิน การศึกษา ตลอดจนวงการของหน่วยงานราชการ การปฏิบัติงานจะประสบความสำเร็จได้ดี จะต้องอาศัยเลขานุการด้วยกันทั้งนั้น จึงนับได้ว่าเลขานุการเป็นบุคคลที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อวงการทุกสาขาอาชีพ จึงมีผู้กล่าวว่า ถ้าเลขานุการนัดหยุดงานพร้อมกัน ธุรกิจทุกอย่างก็ต้องหยุดชะงักตามไปด้วย แต่จะต้องไม่ลืมว่า “ เลขานุการที่มีความรู้ความสามารถดีเท่านั้น ที่จะเป็นผู้ช่วยในการบริหารงานต่าง ๆ ให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี การปฏิบัติงานในตำแหน่งเลขานุการ จะก้าวไปถึงตำแหน่งเลขานุการบริหารนั้นไม่ใช่เป็นเรื่องที่ง่ายนัก ฉะนัน ผู้ที่ทำงานเลขานุการทุกคนจงภูมิใจ ว่าเป็นตำแหน่งที่มีเกียรติ มีศักดิ์ศรี จึงมีผู้กล่าวว่า “ เลขานุการบริหารที่ดีในวันนี้ คือ ผู้บริหารคนสำคัญในวันหน้านั่นเอง